MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

BAB II

PEMBAHASAN

A.    MAKNA PERBEKALAN

Kata perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor, padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat di dalamnya dan di perlukan dalam rangka proses kegiatan kantor.

Berdasarkan pengertian diatas, maka perbekalan kantor adalah semua barang yang di perlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksana tugas.

Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot  kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor.

Aktivitas perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan antara lain :

1.      Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.

2.      Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa di perbaiki hingga harus di musnahkan atau yang rusak tetapi masih bisa di perbaiki.

B.     FUNGSI PERBEKALAN KANTOR
Fungsi perbekalan perkantoran dalam operasional yaitu :
a. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b. Mengadakan kebutuhan perbekalan
c. Menyimpan perbekalan
d. Memelihara perbekalan
e. Menyalurkan perbekalan
f. Menginventarisasikan perbekalan
g. Menghapuskan perbekalan
h. Mengendalikan perbekalan

C.     JENIS-JENIS PERBEKALAN

Suatu kantor dalam melakukan aktivitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk yang di harapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai tidak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya, aktivitas kantor terjadi karena pegawai mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Menurut The Liang Gie (administrasi perkantoran modern 2007) perbekalan tata usaha di golongkan dalam jenis-jenis barang berikut :

Barang lembaran                     : kertas tik, karbon, berkas.

Barang bentuk lainnya            : lem, karet penghapus, tinta.

Alat tulis                                 :  pensil, pulpen, cap nomor.

Alat keperluan lainnya            : mistar, bantalan, cap

Mesin perkantoran                  : mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.

Perabotan perkantoran            : meja, lemari, peti besi

Perlengkapan lainnya              : lampu, permadani, kipas angin.

Macam-macam perabotan kantor :

1.      Perabot kantor, yaitu segala macam barang kantor yang berfungsi sebagai  penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor, atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak, dsb.

2.      Peralatan kantor adalah barang-barang yang di gunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang di harapkan di kantor, misalnya kertas, amplop, pita, mesin dsb.

3.      Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang di gunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

4.      Pesawat kantor yaitu semua mesin kantor yang di gunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri, maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya telepon, intercom, fax, dan sebagainya.

5.      Interior kantor yaitu semua jenis barang atau fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya, vas bunga,gambar, lampu dan sebagainya.

Adapun macam-macam perbekalan kantor yaitu :

1.      Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dan sebagainya.

2.      Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan dan sebagainya.

3.      Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dan sebagainya.

Macam-macam perbekalan diatas dapat di bedakan lebih lanjut sebagai berikut :

Di tinjau dari tetap dan tidak tetap terdiri dari dua kelompok :

1.      Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.

2.      Benda tidak tetap : kertas, tinta, kapur dan lain-lain.

Di tinjau dari segi peralatan, terdiri dari empat kelompok :

1.      Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.

2.      Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.

3.      Peralatan laboratorium, seperti rak, OHP dan lain-lain.

4.      Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka dan lain-lain.

Di tinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :

1.      Benda peralatan untuk kelas, seperti meja, kursi dan papan tulis.

2.      Benda peralatan untuk kantor, seperti lemari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.

Di tinjau dari segi umum yang di pakai instansi terdiri dari :

1.      Benda tahan lama, yaitu benda-benda yang  dapat di pergunakan terus menerus untuk waktu yang relativ lama, (kurang lebih 10 tahun). Misalnya, peralatan perabot kantor, meja,  kursi dan lain sebagainya.

2.      Benda habis pakai, yaitu benda-benda yang apabila di pakai lekas habis. Misalnya karbon, kertas, kapur tulis,sheet, tinta dan sebagainya.

Pelaksanaan tata usaha dengan berbagai barang perbekalan dapat dianggap sebagai bahan baku atau bahan mentahnya. Hal tersebut antara lain konsepsi-konsepsi pikiran manusia berupa abjad, tanda-tanda baca, tanda-tanda hitung dan sistem-sistem tulisan dengan huruf yang lazim maupun khusus. Barang-barang baku ini dengan melalui barang-barang perbekalan tata usaha dan menurut serangkaian aturan tata tertib tertentu di pakai untuk menyatakan secara tertulis berbagai keterangan yang di perlukan.

Perpaduan antara kegiatan-kegiatan kantor atau tata usaha, bahan baku, dan barang-barang perbekalan menciptakan benda-benda hasil kerja yang berbentuk warkat, formulir, buku, dan benda keterangan lainnya.

D.    KEPERLUAN TULIS

Keperluan tulis adalah peralatan yang di pergunakan untuk menuliskan atau menorehkan tanda atau bentuk di atas suatu permukaan. Alat ini biasanya di gunakan dengan menggunakan tangan dan mengandung zat pigmen untuk mewarnai permukaan.

a.       Jenis keperluan tulis

Keperluan tulis terdiri dari berbagai jenis, namun jenis yang paling umum di temui adalah pensil, bolpoin, pena, spidol, serta kapur tulis.

b.      Alat tambahan

Selain alat tulis yang telah di sebut diatas, terdapat pula penghapus yang gunanya untuk melakukan perbaikan terhadap kesalahan yang di lakukan dengan menggunakan pensil. Penyerut pensil di gunakan untuk menajamkan ujung pensil.

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Perbekalan kantor merupakan semua barang yang di perlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksana tugas. Fungsi perbekalan kantor yaitu Menyusun rencana kebutuhan perbekalan, Mengadakan kebutuhan perbekalan, Menyimpan perbekalan Memelihara perbekalan menyalurkan perbekalan dan

menginventarisasikan perbekalan.

Sedangkan Keperluan tulis adalah peralatan yang di pergunakan untuk menuliskan atau menorehkan tanda atau bentuk di atas suatu permukaan. Alat ini biasanya di gunakan dengan menggunakan tangan dan mengandung zat pigmen untuk mewarnai permukaan.

B.     SARAN

Berdasarkan uraian diatas, maka sebaiknya para manajer atau pemimpin dalam suatu organisasi menyiapkan perbekalan kantor atau barang-barang yang di perlukan dalam kantor agar kegiatan atau aktivitas dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan apa yang telah di tetapkan atau di rencanakan sebelumnya.

Begitupun dengan alat-alat atau keperluan tulis yang di butuhkan di dalam kantor, sebaiknya di lengkapi dan di siapkan dengan baik  dan lebih cermat lagi, agar semuanya dapat berjalan dengan efektif dan efisien.